Najprościej mówiąc, akt notarialny to dokument powstały w wyniku zaistnienia woli obu stron lub w sytuacji, gdy wymagają tego przepisy prawne, np. przy umowie sprzedaży nieruchomości – dokument sporządzony w innej formie jest bowiem nieważny. Przy zawieraniu umowy najmu czy dzierżawy obowiązku notarialnego już nie ma. Jak wiadomo, osobą uprawnioną do sporządzenia aktu jest notariusz, to w jego obecności składamy podpisy na przygotowanej pieczołowicie w kancelarii umowie. A co jest potrzebne do naszykowania tego dokumentu? Zdecydowanie warto wiedzieć to odpowiednio wcześniej, a w przypadku zakupu nieruchomości przez biuro pomocą i wiedzą powinien służyć nam odpowiednio wykwalifikowany pośrednik, odpowiedzialny za tę konkretną nieruchomość.
Wybór kancelarii, w której zechcemy podpisać akt, należy do nas. Podczas podejmowania decyzji należy rozważyć dostępność terminów, opinie krążące o danej kancelarii, ale też wysokość opłat, które poniesiemy przy okazji aktu. Warto nadmienić, że podpisywanie wcześniej umowy przedwstępnej w formie aktu notarialnego nie oznacza automatycznie zwiększenia kosztów zakupu mieszkania, ponieważ wiele kancelarii notarialnych udziela dużych rabatów, jeżeli skorzystamy z ich usług przy sporządzeniu obu aktów. Pamiętajmy również o tym, że przepisy określają tylko maksymalną wysokość taksy notarialnej, którą notariusz może pobrać od klienta…
Rola pośrednika? Jeżeli nie upieramy się przy konkretnej kancelarii, warto rozważyć jego propozycję. Pośrednik uczestniczy w przygotowaniach do wielu aktów notarialnych, więc jego kontakty z pewnością ułatwią nam drogę do solidnego i przystępnego cenowo notariusza.
Dokumenty. Odpowiedzialny notariusz poinformuje nas o tym, jakie dokumenty powinniśmy wcześniej naszykować i zrobi to z odpowiednim wyprzedzeniem przed wyznaczonym terminem podpisania aktu, żeby obydwie strony miały czas na ich skompletowanie. Liczbę i rodzaj niezbędnych dokumentów determinuje charakter zawieranej transakcji. W zależności od tego, czy kupujemy, czy sprzedajemy mieszkanie, mogą/muszą to być następujące dokumenty:
- wypis z księgi wieczystej;
- dokumenty tożsamości (potrzebne będą takie dane, jak imiona, nazwisko, imiona rodziców, stan cywilny, numer dowodu osobistego lub paszportu, PESEL, NIP, adres zameldowania);
- zaświadczenie z banku dotyczące kredytu;
- zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany;
- zaświadczenie, że nie ma zadłużenia we wnoszeniu opłat eksploatacyjnych;
- jeżeli działamy w cudzym imieniu – pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego;
- umowa przedwstępna zakupu nieruchomości (może to być zwykła umowa pisemna
lub notarialna).
Rola pośrednika? Dzięki współpracy z dobrym pośrednikiem biura nieruchomości otrzymujemy pomoc np. przy wyjaśnianiu ewentualnych nieścisłości w dokumentach, zbadaniu, kto jest właścicielem prawnym nieruchomości czy też tego, jakie obciążenia jej dotyczą. Pośrednik pomaga nam również w logistycznym aspekcie – w kontakcie z notariuszem i przekazaniu mu niezbędnych informacji. Co najważniejsze, służy fachową pomocą w przeanalizowaniu wszystkich wniosków czy wzmianek w księdze wieczystej danej nieruchomości.
Sądny dzień! Nadszedł czas na podpisanie aktu. Notariusz najpierw potwierdzi tożsamość przybyłych do kancelarii osób, następnie przeczyta głośno akt oraz niezbędne załączniki do niego dołączone, wytłumaczy wszelkie zapisy lub niejasności, a potem – po uiszczeniu wymaganych opłat – podpiszemy przy nim dokument, zaś on – składając swój podpis – nada mu ważność. Oryginał zostaje w kancelarii, natomiast wypisy, które mają moc oryginału, trafiają w ręce uczestniczących w akcie zainteresowanych.